Software voor je boutique studio kiezen: waar let je op?
Neem het werk aan de balie mee naar de demo. Met deze gids kies je welke situaties je wilt testen en welke afspraken je vooraf nodig hebt.
Een lid wil inchecken, maar volgens het systeem zijn de credits op. Je collega weet dat er iets is afgesproken, alleen staat die afspraak in een ander bestand. Ondertussen komen de volgende deelnemers binnen.
Zo’n situatie is nuttig om mee te nemen als je software voor je boutique studio vergelijkt. Leg uit wat je team moet uitzoeken en vraag de aanbieder hoe dat in diens systeem gaat.
Probeer de software met een situatie uit jouw studio.
Begin bij wat je team moet kunnen doen
Loop een gewone lesweek na met iemand van de balie, een docent en degene die de administratie doet. Waar zoeken zij gegevens op, nemen ze iets over of bellen ze achter mensen aan? Denk bijvoorbeeld aan:
- Een vrijgekomen plek aanbieden aan iemand op de wachtlijst.
- Uitleggen waarom een lid wel of niet met een les kan meedoen.
- Een late afmelding afhandelen volgens de afspraken van de studio.
- Zien wie na een proefles niet meer heeft geboekt.
- Een vervangende docent regelen en de deelnemers informeren.
- Wekelijks zien welke lessen leeg blijven en welke betalingen aandacht vragen.
Schrijf bij elk probleem op wat er beter moet gaan. Bij “we bellen de wachtlijst steeds na” hoort bijvoorbeeld: kunnen zien wie een plek heeft aangeboden gekregen, tot wanneer die mag reageren en wie daarna aan de beurt is.
In het Studio Handbook vind je meer over software kiezen en het organiseren van je studio.
02 — Jouw studioKijk hoe je studio is ingericht
Bij een reformerles bepaalt het aantal apparaten hoeveel mensen mee kunnen doen. Bij een workshop wil je misschien losse tickets verkopen, terwijl je gewone lessen onder een abonnement vallen. En met twee locaties moet duidelijk zijn waar een lid de strippenkaart mag gebruiken.
Neem zulke verschillen op in je voorbeelden. Vraag de aanbieder te laten zien hoe lessen, zalen, docenten, apparatuur en lidmaatschappen samen worden ingesteld. Controleer ook wat er gebeurt als je later de capaciteit, het rooster of een gebruiksregel verandert.
Voor een studio met groepslessen gaat de keuze vaak ook over het werk vóór en na een boeking. Wie krijgt de laatste plek, wat ziet de vervangende docent en wie belt het lid dat al weken niet is geweest?
03 — AanpakVergelijk in vijf stappen
Doorloop bij iedere aanbieder dezelfde stappen. Bewaar de antwoorden bij je eigen voorbeelden, zodat je na een paar demo’s nog weet wat je daadwerkelijk hebt gezien.
Probeer het met een volle les en een late afmelding
Stel: het is vrijdag en de reformerles van 18.00 uur is vol. Er staan drie mensen op de wachtlijst. Om 17.18 uur meldt iemand zich af, na de uiterste afmeldtijd.
Vraag de aanbieder te laten zien wat er vanaf dat moment gebeurt en wat de balie nog zelf moet doen. Gebruik de vragen hieronder ook in een gesprek met ons. We stellen boekingen, wachtlijsten en de afhandeling van no-shows stap voor stap beschikbaar; vraag welke onderdelen jouw studio kan gebruiken.
Nog 42 minuten om een vrijgekomen plek te vullen
Noteer wat je hebt gezien, wat je team zelf moet doen en wat nog niet beschikbaar is. Een plek kan leeg blijven, ook als de wachtlijst goed is ingericht.
Beoordeel deze vijf onderdelen
Kies bij de volgende onderdelen vooral de vragen die in jouw studio regelmatig spelen. Laat waar mogelijk een medewerker de handelingen zelf uitvoeren.
Rooster en beschikbare plekken
Laat een terugkerende les aanmaken met de juiste zaal, docent en capaciteit. Neem ook een workshop of afspraak mee als je die aanbiedt. Vraag hoe je één les wijzigt zonder onbedoeld de rest van het rooster aan te passen.
- Hoe zie je hoeveel mensen hebben geboekt en hoeveel er echt zijn gekomen?
- Kun je terugvinden waarom een plek leeg bleef terwijl er een wachtlijst was?
- Wat gebeurt er met bestaande boekingen als de capaciteit verandert?
- Waar leg je vast wanneer leden mogen boeken en afmelden?
Betalingen, abonnementen en strippenkaarten
Neem je eigen abonnementen, strippenkaarten en proefaanbiedingen mee. Vraag hoe een aankoop, verlenging, terugbetaling en mislukte betaling worden verwerkt en laat het voordoen. Gebruik je kortingen, cadeaubonnen of losse aankopen, test die dan ook.
- Kan een medewerker uitleggen wat een lid heeft gekocht en welke lessen daarbij horen?
- Wat gebeurt er met betalingen en boekingen als je een abonnement pauzeert?
- Waar zie je een mislukte betaling en wie pakt die op?
- Klopt het overzicht nog na een terugbetaling of correctie van credits?
- Kun je omzet per product, abonnement of locatie terugvinden en exporteren?
Het werk aan de balie
Laat iemand die het systeem nog niet kent een lid opzoeken. Die medewerker moet kunnen zien of het lid mag meedoen, of er iets met de betaling speelt en welke afspraak een collega heeft gemaakt.
- Hoeveel schermen zijn nodig om een gewone vraag te beantwoorden?
- Waar noteer je een uitzondering en wie mag die notitie zien?
- Wat ziet een vervangende docent over de les en de deelnemers?
- Welke gegevens moet het team na de overstap nog ergens anders bijhouden?
Leden die terugkomen en leden die wegblijven
Een eerste bezoek zonder vervolgboeking vraagt om een andere reactie dan een vaste deelnemer die ineens wegblijft. Laat de aanbieder tonen hoe je zulke leden vindt en waar het team ziet wie al contact heeft opgenomen.
- Kun je de eerste bezoeken na een proefaanbieding terugvinden?
- Zie je wie na die aanbieding doorgaat met een kaart of abonnement?
- Kun je zien welke vaste bezoekers minder vaak komen?
- Waar leg je contact en de volgende afspraak vast?
In de artikelen over ledenbehoud lees je hoe je zulke signalen met je team kunt bespreken.
Cijfers voor het wekelijkse overleg
Neem drie vragen mee die je in het wekelijkse overleg wilt beantwoorden. Welke lessen blijven leeg, hoeveel mensen komen na hun proefaanbod terug en welke betalingen staan nog open? Laat de aanbieder de antwoorden opzoeken en uitleggen hoe de cijfers zijn berekend.
- Telt een aanwezigheidsrapport boekingen of daadwerkelijke bezoeken?
- Kun je een totaal uitsplitsen naar les, product, docent of locatie?
- Hoe vind je no-shows, late afmeldingen en de afloop van wachtlijsten terug?
- Kun je de gegevens exporteren voor je administratie of een eigen analyse?
Leg antwoorden en afspraken naast elkaar
Gebruik dit overzicht na iedere demo. Noteer per rij wat je zelf hebt gezien en welke vragen nog openstaan.
| Onderdeel | Wat controleer je? | Dat geeft vertrouwen | Daar vraag je op door |
|---|---|---|---|
| Rooster | Lessen, capaciteit, boekingstermijnen en wachtlijsten | Het team ziet wat er met een vrijgekomen plek gebeurt | Je kunt niet vaststellen waarom een plek leeg bleef |
| Betalingen | Abonnementen, kaarten, correcties en mislukte betalingen | De medewerker kan een betaalvraag uitleggen | Er blijft een apart lijstje met onduidelijke betalingen nodig |
| Balie | Inchecken, notities, rechten en uitzonderingen | Een invaller kan de situatie van een lid begrijpen | Afspraken blijven alleen in het hoofd van een collega zitten |
| Ledenbehoud | Eerste bezoeken, minder bezoek en contact met leden | Het team ziet wie aandacht nodig heeft en wie contact opneemt | Je ziet pas bij de opzegging dat iemand al lang wegbleef |
| Rapportages | Omzet, boekingen, aanwezigheid en exports | De cijfers beantwoorden vragen uit het weekoverleg | Niemand kan uitleggen wat een belangrijk cijfer precies telt |
| Overstap | Gegevens, betalingen, controle en oefenen | Iedere stap heeft een verantwoordelijke | Het blijft onduidelijk wat jij zelf moet doen |
| Kosten en contract | Totaalprijs, looptijd, verlenging en opzegtermijn | Je kunt de offertes op dezelfde uitgangspunten vergelijken | Bijkomende kosten of de einddatum blijven onduidelijk |
| Ondersteuning | Bereikbaarheid, reactietijden en hulp bij de start | Je weet wie helpt als de les bijna begint en iets niet werkt | Er zijn geen concrete afspraken over hulp |
Vraag een offerte voor jouw aantal locaties en de onderdelen die je gaat gebruiken. Laat eventuele kosten voor betalingen, berichten, extra modules, inrichting en ondersteuning apart vermelden. Controleer wanneer het contract wordt verlengd, hoe je opzegt en vanaf welke datum de kosten stoppen.
13 vragen aan een aanbieder
- Welke handelingen moet ons team buiten jullie systeem blijven doen?
- Wat gebeurt er bij een no-show of te late afmelding?
- Waar zien we of een vrijgekomen plek opnieuw is geboekt?
- Wat ziet een medewerker als een lid incheckt?
- Hoe vinden we betaalproblemen terug en wie kan ze oplossen?
- Hoe volgen we leden van een proefaanbieding naar een volgende aankoop?
- Hoe zien we dat een vaste bezoeker minder vaak komt?
- Kunnen jullie onze drie vragen voor het weekoverleg beantwoorden?
- Welke gegevens gaan mee en wie controleert de overstap?
- Welke gegevens kunnen we zelf exporteren?
- Hoe werkt opzeggen en wanneer stopt onze betaling?
- Wie helpt ons als er tijdens openingstijd iets niet werkt?
- Wanneer zouden jullie ons aanraden een andere aanbieder te kiezen?
Bepaal vooraf wat voor jouw studio het zwaarst telt
Zet bij elk criterium: noodzakelijk, belangrijk, handig of nu niet nodig. Doe dat voordat je aanbieders een score geeft.
Bij een reformerstudio kunnen plekken en wachtlijsten zwaar wegen. Bij een yogastudio met veel workshops wil je misschien vooral testen hoe abonnementen en losse tickets naast elkaar werken. Met meerdere locaties kunnen rechten en gezamenlijke rapportages doorslaggevend zijn. Een klein team kan juist veel hebben aan eenvoudige handelingen en goed bereikbare hulp.
Voldoet een systeem niet aan een noodzakelijke eis, zet dat dan apart op je lijst. Een paar handige extra’s lossen dat gemis niet op.
08 — DoorvragenVraag door als deze punten onduidelijk blijven
Je eigen voorbeeld komt niet aan bod
De aanbieder laat een gewone boeking zien, maar komt niet toe aan jouw mislukte betaling of pauzeverzoek. Plan een vervolggesprek waarin je die situatie wel doorloopt.
Hetzelfde werk blijft in Excel staan
Een spreadsheet kan prima werken voor iets wat je af en toe doet. Maar wil je juist van dagelijks overtypen af, vraag dan welk bestand na de overstap echt kan vervallen. Vraag hoe de medewerker dat werk voortaan doet.
Niemand kan een cijfer uitleggen
Een grafiek met actieve leden helpt weinig als je niet weet wie er worden meegeteld. Vraag naar de berekening en controleer een voorbeeld op lidniveau.
De overstap heeft nog geen plan
Vraag welke gegevens meegaan, wie ze controleert en hoe toekomstige boekingen en betaalafspraken worden behandeld. Spreek af wanneer medewerkers oefenen, hoe leden worden geïnformeerd en wat je doet als de nieuwe inrichting nog niet klopt. Plan de overstapdatum pas als daar duidelijke antwoorden op zijn.
Afspraken over hulp blijven algemeen
Vraag op welke tijden ondersteuning bereikbaar is, wie je kunt benaderen en welke reactietijden zijn afgesproken. Laat ook bevestigen welke hulp bij de start en daarna in de prijs zit.
Wanneer is Fit by Hermes het bekijken waard?
We ontwikkelen Fit by Hermes voor boutique studio’s waar medewerkers veel moeten uitzoeken rond lessen, boekingen, betalingen en leden. We kijken met partners mee naar dat dagelijkse werk en gebruiken hun ervaringen om het product verder te ontwikkelen.
FBH kan het onderzoeken waard zijn
- Je wilt minder gegevens overtypen of op verschillende plekken opzoeken.
- Je wilt afspraken en vragen van leden beter kunnen terugvinden.
- Je wilt zicht op lege plekken, afmeldingen en leden die minder komen.
- Je wilt met ons bespreken welke handelingen je team nu veel tijd kosten.
- Je vindt direct contact met de oprichter belangrijk.
- Je wilt feedback geven op wat we bouwen.
- Je zoekt software voor een studio met lessen en terugkerende bezoekers.
Een andere aanbieder kan beter passen
- Je hebt een grote, gevestigde leverancier met een lange staat van dienst nodig.
- Je bent afhankelijk van een groot aantal al bestaande koppelingen.
- Je wilt zelfstandig beginnen met een volledig ingerichte standaardapp.
- Je zoekt vooral algemene toegangscontrole voor een sportschool.
- Al je uitzonderingen moeten vanaf de eerste dag bewezen worden ondersteund.
- Je wilt een product afnemen zonder gesprekken over je werkwijze of de ontwikkeling.
FBH staat nog aan het begin. Vraag ons per onderdeel te laten zien wat jouw studio kan gebruiken en wat nog in ontwikkeling is. Ga bij je keuze niet uit van automatische boetes bij late afmeldingen of software die zelfstandig leden benadert.
10 — BeslissenMaak je keuze met het team dat ermee gaat werken
Leg je drie oorspronkelijke voorbeelden naast de antwoorden uit de demo’s. Bespreek met je team waar het werk beter gaat en waar nog vragen liggen.
- Welke handelingen hebben we zelf kunnen uitvoeren?
- Welk handwerk vervalt en welk werk blijft?
- Welke noodzakelijke functies kunnen we vanaf de start gebruiken?
- Wat kost de overstap, wie doet het werk en hoe controleren we de gegevens?
- Zijn prijs, contract en ondersteuning duidelijk afgesproken?
Blijft een belangrijk punt onduidelijk, vraag dan nog één gerichte demonstratie of schriftelijke bevestiging. Daarmee heb je meer houvast voor je keuze dan met nog een algemene productpresentatie.
Welke drie dingen moeten in jouw studio beter werken?
Neem je voorbeelden mee in een gesprek met de oprichter. We bekijken wat je team nu doet, welke stappen veel tijd kosten en of FBH daarbij kan helpen.