Een alternatief voor Virtuagym: wat heeft jouw studio nodig?
Een lid volgt op maandag een groepsles, traint op woensdag zelf en bespreekt op vrijdag een trainingsschema met een coach. Biedt jouw studio zo’n combinatie aan, dan moet je die hele week meenemen als je een alternatief voor Virtuagym zoekt.
Fit by Hermes is het bekijken waard voor boutique fitness-, yoga- en pilatesstudio’s waar groepslessen een groot deel van de dag bepalen. Onderzoek wat je team met een overstap wil verbeteren en welke functies je leden al gebruiken. Zo voorkom je dat je tijdens de invoering ontdekt dat een belangrijk onderdeel van je aanbod nog ergens anders moet worden ondergebracht.
Breng eerst in kaart wat je wilt behouden
Virtuagym beschrijft op zijn Nederlandse website functies voor ledenadministratie, betalingen, roosters, training, voeding en contact met leden. Het richt zich daarbij ook op fitnessstudio’s en yoga- en pilatesstudio’s.
Loop met je team na welke onderdelen jullie iedere week gebruiken. Denk aan het boeken van lessen, persoonlijke trainingsschema’s, voortgangsmetingen, berichten en toegang tot de fitnessruimte. Vraag ook leden wat zij in de app doen; zij kunnen iets waardevol vinden waar medewerkers weinig naar kijken.
Zet bij elk onderdeel of je het nodig hebt vanaf de eerste dag. Laat vervolgens bevestigen waar het in de nieuwe situatie wordt ondergebracht en wat er met bestaande gegevens gebeurt.
Laat zien wat er in een les echt gebeurt
Neem voor de demo een reformerles met acht plekken. Alle plekken waren geboekt, maar er deden zes mensen mee terwijl er twee op de wachtlijst stonden. Vraag de leverancier stap voor stap te tonen wat er met die twee lege plekken is gebeurd.
Had iemand zich op tijd afgemeld? Is de plek aangeboden aan iemand op de wachtlijst en was er nog tijd om te reageren? Of zag het team pas bij het begin van de les dat iemand ontbrak?
| Wat wil je uitzoeken? | Wat moet de demonstratie duidelijk maken? |
|---|---|
| Waarom bleef een plek leeg? | Waar zie je de afmelding, het aanbod aan de wachtlijst en de uiteindelijke aanwezigheid? |
| Waarom kon een lid niet boeken? | Waar ziet een medewerker de resterende credits, geldigheid en voorwaarden van het pakket? |
| Komt een vaste bezoeker nog even vaak? | Hoe vind je de eerdere bezoeken en toekomstige boekingen, en hoe zie je of iemand al contact heeft opgenomen? |
Laat een medewerker deze informatie zelf opzoeken. Bespreek daarna wat je met de uitkomst zou doen: een afspraak aanpassen, een lid bellen of een les op een ander tijdstip plannen.
Wat kun je van Fit by Hermes verwachten?
Bij Fit by Hermes kijken we met studio’s naar lessen, boekingen, lidmaatschappen en ledenbehoud. In Studio Heartbeat lees je hoe we bezetting en aanwezigheid gebruiken om vragen over de afgelopen lesweek scherper te krijgen. Neem bij een gesprek ook de functies mee die je buiten de groepslessen nodig hebt, zoals trainingsschema’s of voedingsbegeleiding. Laat ons per onderdeel aangeven of we het ondersteunen en wat dat voor je keuze betekent.
We stellen boekingen, wachtlijsten en de afhandeling van no-shows stap voor stap beschikbaar. Controleer welke onderdelen voor jouw studio beschikbaar zijn voordat je een overstap plant. Ga er niet van uit dat FBH automatisch boetes oplegt of zelfstandig contact opneemt met leden.
Wat betaal je voor de combinatie die je nodig hebt?
Vraag beide aanbieders een voorstel op basis van dezelfde lijst met noodzakelijke functies. Laat de bedragen uitsplitsen naar abonnement, eventuele extra onderdelen, betalingen, inrichting en ondersteuning.
Heb je na de overstap nog een apart programma nodig voor coaching of trainingsschema’s, neem dat dan mee. Bekijk ook of leden en medewerkers dan met meerdere apps moeten werken en wie gegevens op beide plekken bijhoudt. Vraag ten slotte naar looptijd, opzegtermijn en kosten tijdens de periode waarin beide systemen nog draaien.
Hoe zet je lopende afspraken zorgvuldig over?
Maak een overzicht van leden, abonnementen, resterende credits, toekomstige boekingen en afgesproken pauzes. Gebruik je trainingsschema’s, voortgangsgegevens of berichten die bewaard moeten blijven, zet die apart op de lijst. Vraag voor elk onderdeel wat je kunt exporteren, wat kan worden overgenomen en wat je op een andere manier moet bewaren.
Laat betaalafspraken en komende incasso’s afzonderlijk controleren. Spreek af wie de overgezette gegevens controleert en laat medewerkers oefenen met een aantal herkenbare ledengevallen. Pas daarna kun je bepalen wanneer leden het nieuwe systeem gaan gebruiken.
Wanneer is blijven de beste keuze?
Als Virtuagym de lessen én de andere diensten van je studio goed ondersteunt, kan blijven de verstandigste keuze zijn. Bespreek eerst of de knelpunten met een andere inrichting kunnen worden opgelost.
Blijft je team veel tijd kwijt aan de organisatie van lessen en zijn de noodzakelijke functies bij FBH beschikbaar, leg de twee werkwijzen dan naast elkaar. Laat de mensen die er dagelijks mee werken meewegen in het besluit.
Neem je lesweek mee
Laat ons zien waar je team tijdens een gewone lesweek op vastloopt en welke onderdelen van Virtuagym jullie willen behouden. Dan bekijken we samen of Fit by Hermes bij jouw studio past.
Is Fit by Hermes verbonden aan Virtuagym?
Fit by Hermes is onafhankelijk van Virtuagym. Virtuagym beveelt Fit by Hermes niet aan.