Een alternatief voor Mindbody kiezen: waar let je op?
De les begint over tien minuten. Iemand zegt af, er staan drie mensen op de wachtlijst en aan de balie vraagt een lid waarom de strippenkaart niet meer geldig is.
Op zulke momenten merk je hoeveel je medewerkers zelf moeten uitzoeken. Zoek je een alternatief voor Mindbody, neem die situaties dan mee in je vergelijking.
Fit by Hermes is bedoeld voor boutique fitness-, yoga- en pilatesstudio’s met groepslessen en terugkerende leden. In deze vergelijking laten we zien wat je bij Mindbody én bij ons kunt navragen en uitproberen. Zo kun je beoordelen of een overstap jouw studio genoeg oplevert.
Begin bij wat er in je studio moet verbeteren
Schrijf vóór je een demo boekt drie situaties op die je team nu veel tijd kosten of regelmatig vragen opleveren. Vraag ook degene die de leden ontvangt wat die steeds opnieuw moet uitzoeken.
Denk aan een wachtlijst die je zelf moet nabellen, onduidelijkheid over resterende credits of een vaste bezoeker die al weken niet is geweest. Schrijf bij elk voorbeeld wat je wilt kunnen zien of doen: wie krijgt de vrijgekomen plek, mag dit lid meedoen en wie neemt contact op?
Werkt Mindbody voor jouw team goed en kun je de belangrijkste vragen ermee beantwoorden, dan kan blijven een verstandige keuze zijn. Ook in een nieuw systeem kosten inrichting en gewenning tijd.
Wat neem je mee in de vergelijking met Mindbody?
Mindbody beschrijft op zijn website onder meer lesroosters, boekingen, betalingen, marketing en rapportages. Er zijn ook koppelingen met andere systemen en een app waarin consumenten lessen kunnen vinden en boeken.
Gebruik je zulke koppelingen of komen er leden via de Mindbody-app binnen, onderzoek dan wat een overstap daarvoor betekent. Vraag bij elke aanbieder welke functies in jouw land beschikbaar zijn en wat er in de offerte zit. Mindbody vermeldt zelf dat het aanbod per regio en abonnement kan verschillen.
Wanneer is Fit by Hermes het bekijken waard?
Fit by Hermes richt zich op het dagelijkse werk rond lessen, boekingen, lidmaatschappen en ledenbehoud. Het is het bekijken waard als je team veel tijd kwijt is aan vragen over deelname, afmeldingen of leden die minder vaak komen.
We stellen boekingen, wachtlijsten en de afhandeling van no-shows stap voor stap beschikbaar. Bespreek vóór de demo wat jouw studio nodig heeft en vraag ons te laten zien welke onderdelen je daadwerkelijk kunt gebruiken. Ga er bij je keuze niet van uit dat het systeem automatisch boetes oplegt of zelfstandig contact opneemt met leden.
In het Studio Handbook vind je meer over het organiseren van je studio. Studio Heartbeat licht toe hoe we kijken naar bezetting, aanwezigheid en ledenbehoud.
Een smoothie voor na de les: van 90 naar 3 seconden
Bij een klant kan een lid vóór de les een smoothie bestellen om na afloop op te halen. Het lid rekent meteen af.
Daarna moet een medewerker de smoothie, de naam van het lid en de gewenste afhaaltijd overnemen in een apart Excel-bestand. Dat kost ongeveer 90 seconden per bestelling.
In FBH hebben we hier een geplande verkoop van gemaakt. Bij het afrekenen kan ‘na de les’ de standaardafhaaltijd zijn. De medewerker hoeft de bestelling daardoor niet meer apart in Excel te zetten.
Het vastleggen van de bestelling gaat in dit voorbeeld van ongeveer 90 naar 3 seconden.
Zo werken we met partners aan FBH: we kijken mee met het dagelijkse werk en zoeken uit waar medewerkers steeds dezelfde gegevens overnemen of extra stappen moeten zetten. Die praktijk gebruiken we om het product verder te ontwikkelen.
Laat beide leveranciers dezelfde situatie doorlopen
Neem een volle reformerles waarvoor iemand zich een uur van tevoren afmeldt. Er staan mensen op de wachtlijst. Laat de leverancier demonstreren wie de plek krijgt aangeboden, hoe die persoon reageert en wanneer de receptie weet of de plek weer bezet is.
Noteer wat vanzelf gaat, wat een medewerker moet doen en welke informatie buiten het systeem wordt bijgehouden. Laat daarna iemand uit je team de handelingen zelf uitvoeren.
| Situatie in je studio | Wat moet de leverancier laten zien? |
|---|---|
| Een lid kan niet meedoen | Waar ziet de medewerker hoeveel credits er over zijn, tot wanneer het pakket geldig is en of er iets met de betaling speelt? |
| Iemand meldt zich te laat af | Wat gebeurt er met de boeking en de credits, welk bericht krijgt het lid en waar kan het team dat terugzien? |
| Een lid wil een abonnement pauzeren | Hoe leg je de afspraak vast en wat betekent die voor de geldigheid, betalingen en volgende boekingen? |
| Een vaste bezoeker komt minder vaak | Hoe herken je dat en hoe ziet het team wie er contact opneemt? |
| Een docent valt uit | Waar ziet de vervanger de deelnemers en bijzonderheden, en hoe worden wijzigingen doorgegeven? |
| De eigenaar wil de afgelopen week bekijken | Hoe vind je lege plekken, gemiste lessen en mislukte betalingen, en hoeveel moet je daarvoor zelf bij elkaar zoeken? |
Vraag een offerte voor wat je echt gaat gebruiken
Laat beide aanbieders een offerte maken voor jouw aantal locaties en de onderdelen die je nodig hebt. Vraag wat inbegrepen is en welke kosten er eventueel bijkomen voor betalingen, berichten, extra modules, inrichting en ondersteuning.
Neem ook de looptijd, opzegtermijn en het tijdelijk naast elkaar gebruiken van twee systemen mee. Laat afspraken schriftelijk bevestigen, zodat je de offertes naast elkaar kunt leggen.
Maak vóór de overstap duidelijk wat er meegaat
Vraag welke gegevens uit Mindbody kunnen worden overgenomen en welke je opnieuw moet invoeren of controleren. Denk aan leden, resterende credits, lopende abonnementen, toekomstige boekingen en afspraken over pauzes.
Laat afzonderlijk uitzoeken wat er met bestaande betaalafspraken en komende incasso’s gebeurt. Spreek af wie de overgezette gegevens controleert en wanneer het team kan oefenen. Plan pas daarna het moment waarop leden het nieuwe systeem gaan gebruiken.
We kunnen samen met je in kaart brengen wat een overstap naar Fit by Hermes vraagt. Wat mogelijk is, hangt af van je inrichting, de beschikbare gegevens en de functies die je nodig hebt.
Waar kunnen wij jou helpen 90 seconden vanaf te schrapen?
Welk klusje kost jouw team iedere dag opnieuw tijd? Laat het ons zien, dan kijken we samen welke stappen we kunnen wegnemen.
Is Fit by Hermes verbonden aan Mindbody?
Fit by Hermes is onafhankelijk van Mindbody. Mindbody beveelt Fit by Hermes niet aan.